Cualquier persona que ha planificado talleres de capacitación te dirá que llevarlos a cabo conlleva un gran trabajo; sin embargo, planificar un buen evento requerirá también de organización, concentración, determinación y mucha creatividad.

En primer lugar, se debe tener en cuenta que hay gente que simplemente aborrece asistir a talleres de capacitación y cuando por algún motivo deciden hacerlo, esperan pasar un rato agradable. Es por este motivo que se debe crear un ambiente ameno y satisfactorio, ya que de salir mal, terminarás perdiendo tiempo, dinero y energía, tanto el tuyo como el de tu audiencia. A continuación, se discutirán los puntos clave que hay que seguir para lograr mejorar las clases y talleres de todo tipo:

Antes del taller

Si lo que deseas es que tu audiencia quede satisfecha con tus talleres de capacitación, la planificación es esencial.

1. Define cuáles son los objetivos del taller de capacitación

Ya sea mejorar el proceso de contratación de personal de tu empresa, enseñarle a tus gerentes cómo ser mejores organizadores o fortalecer el trabajo en equipo, todo taller debe tener un propósito claro. Es precisamente en este aspecto en el que muchas personas fallan, pues para mejorar la calidad de tus talleres de capacitación, el orador debe hacerse cargo de que la satisfacción de los oyentes no disminuya con el paso del tiempo. 

2. Decide quiénes asistirán

Saber quiénes quieres que sean tus espectadores debe ir de la mano con cualquiera que sea tu objetivo. Por ejemplo, si tu objetivo es explicar a detalle una propuesta para solucionar un problema, lo ideal sería reunir a 10 o incluso menos personas, evitándole así a tu audiencia la insatisfacción de sentirse atrapada en un lugar abarrotado. Por el contrario, si tu objetivo está centrado a la educación, un grupo más grande es lo indicado.

3. Escoge un lugar apropiado

Siguiendo el mismo orden de ideas, si tienes 10 personas en tu taller, un salón de conferencias será siempre una opción cómoda para los asistentes; por otro lado, si son 50 personas, debes conseguir un sitio más espacioso. 

Es esencial que tomes en cuenta los detalles logísticos de tu taller de capacitación a la hora de escoger  un lugar para realizarlo. Consigue un espacio en el que que tu material visual sea visto por todos los presentes, tenga soporte para cualquier equipo tecnológico que puedas usar, entre otros. 

4. Elabora una agenda efectiva

Una vez hayas determinado tu objetivo principal y tu audiencia, el siguiente paso para mejorar la calidad de tus talleres de capacitación es desarrollar un esquema de cómo pretendes alcanzar dicho objetivo.

En primer lugar, enumera los temas principales a discutir y luego desglósalos en los subtemas que quieres que tu audiencia sepa.  

De igual modo, haz una lista del material visual que usarás en cada punto a tratar. De necesitar apoyo técnico, hacer este procedimiento puede facilitarle las cosas a los expertos que te estén ayudando en ese aspecto, ya que así sabrán en dónde deben enfocarse más. 

Tómate tu tiempo para enlistar cada discusión y actividad que planees realizar en cada momento del taller de capacitación. Saber cuánto tiempo tienes predispuesto para cada actividad te permitirá definir el contenido con precisión.

Ten siempre en cuenta que, mientras más detallado y organizado sea tu plan de acción, menor serán las probabilidades de fracaso y de insatisfacción por parte de tu audiencia. 

5. Desarrolla un plan de seguimiento

Se podría decir que la única forma de determinar si tu taller fue un éxito es teniendo un plan de seguimiento efectivo. Una buena opción es crear un cuestionario para dárselo a cada participante al finalizar el evento, permitiéndoles también tener diversas oportunidades para compartir sus opiniones acerca de cómo les pareció todo. A pesar de que la crítica inmediata pueda parecer aterradora, es la mejor manera de mejorar tus talleres de capacitación, pues sabrás qué cambiar en las próximas ocasiones.

Durante el Taller de Capacitación

Haz que la gente se involucre

Una vez ya tengas una planificación previa, busca la forma de llevar algo de emoción a tu evento. Si bien a este punto ya debes tener claro cuáles serán los temas que quieres cubrir, tu misión ahora será ingeniártelas para hacer que dicha información sea digerida satisfactoriamente, y para eso debes hacerla entretenida y memorable. 

Hacer que gente se involucre es la clave para mejorar tus clases y talleres de manera exitosa, ya que si te pones de pie y hablas por tres horas, estás simplemente dando una clase monótona. Debes hacer que todos participen. 

Sin embargo, las estrategias para crear ejercicios grupales son diferente para cada taller, por lo que es imprescindible que tengas en cuenta lo siguiente:

A muchas personas les cuesta hablar en público o en cualquier situación desconocida para ellos. Así que, si planeas hacer ejercicios grupales, trata de hacerlos en grupos pequeños para que las personas se sientan más cómodas hablando e interactuando. 

No obstante, trata de que sean grupos heterogéneos. Es decir, mezcla diferentes tipos de personas en cada grupo. Por ejemplo, si tu taller va dirigido a varios departamentos de una empresa, no pongas a miembros de la misma división en el mismo grupo, por el contrario, motívalos a integrarse con otros y a descubrir otras perspectivas.

Establece cómo se hará el intercambio de ideas. Este detalle, aunque pequeño, es importante para mejorar las clases y talleres. Ya sea que los participantes tengan que alzar la voz al compartir sus ideas para que tú la escribas en algún lado o tengan que escribirlas ellos y luego dártelas, no debes ignorar este paso y establecerlo durante el taller. 

Recuerda, tu misión es mantener un ambiente satisfactorio en tus talleres de capacitación, por lo que no debes dejar de crear maneras para hacer divertidos e interesantes los ejercicios grupales.

Una opción para lograr que la gente se involucre y participe, es el uso de herramientas tecnológicas que permiten la comunicación con la audiencia en tiempo real.  Flipwit es una herramienta de este tipo, que permite enviar y recibir preguntas en tiempo real, facilitando la participación de los más tímidos y aportando un canal de comunicación ágil y efectivo.

Ahora bien, una vez expuesto todo esto, no queda duda que planificar un buen taller requiere mucho trabajo. Sin embargo, si pasas el tiempo suficiente pensando a profundidad cada uno de los detalles y en formas de hacer más satisfactorio el evento, podrás sin duda mejorar las clases  y talleres que realizas y el nivel de impacto que causas con ellos. 

Flipwit te permite darle voz a los participantes de tus Talleres de Capacitación, Mejorando su Satisfacción y el Nivel de tus Eventos.

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Referencias

https://dosideas.com/noticias/metodologias/337-12-consejos-para-hacer-un-buen-taller